KMUs haben Nachholbedarf bei E-Invoicing und E-Archivierung

In der Schweiz fordern die Steuerbehörden bereits zwingend beim eINVOICING die elektronische, qualifizierte Signatur kombiniert mit eARCHIVE. In Deutschland gibt es hier noch das Verfahren der Sammelabrechnung, die ergänzend zur elektronischen Rechnung als Papierbeleg unterschrieben steuerlich zulässig eingereicht werden kann. Solange dies in Deutschland so möglich ist, werden auch weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden.
Lt. DB Research verursacht eine Papierrechung Prozeßkosten von 5 bis 15 Euro. eINVOICING ermöglicht die Einsparung von durchschnittlich 60 % dieser Prozeßkosten, das sind pro Rechnung 3 - 9 Euro.
Sobald Unternehmen erkennnen, daß sich bei Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung bis hin zur Zahlung, solche Einspareffekte erzielen lassen, tritt die in Deutschland noch gültige steuerliche Regelung in den Hintergrund.

In der Schweiz hat die Syntrade AG, Pfäffikon/SZ (www.syntrade.ch), eine Verbundgruppe mit 30 Handelshäusern und 3000 Lieferanten, die Voraussetzungen für eINVOICE geschaffen. Damit werden die bisher ca. 2 Mio Papierrechnungen, die bisher mühsam durch Einscannen erfaßt werden mußten, in Zukunft von den Lieferanten voll elektronisch übertragen, rechtskonform und sicher und mittels eARCHIVE auch langfristig archiviert und für Prüfzwecke abrufbar.
Die Lösung, mit deren Hilfe die Syntrade dies erreicht heißt "SwissTainer" (www.swisstainer.ch). Sie erfüllt vollständig die Anforderungern der schweizerischen Steuerverwaltung und entspricht den neuesten EDI-Standards für den Handel gemäß GS1 (www.gs1.com). Die Lösung in der Schweiz nutzt die Datenstruktur von EDIFACT in der letzten verabschiedeten Version (D01.B) als "Ideal-Message", verarbeitet diese Ideal-Message jedoch als XML und macht so EDIFACT "web-fähig". Damit ist es möglich, sowohl die bestehenden EDI-Systeme der großen Handelskonzerne an die Syntrade-Warenwirtschaft anzubinden wie auch die kleineren Lieferanten, die via Schnittstelle zur eigenen Warenwirtschaft automatisiert oder über Web-EDI ohne weitere technische Voraussetzungen elektronische Rechnungen erzeugen können.
Der Lösungsanbieter, die exxTainer AG, Pfäffikon/SZ (www.exxtainer.com) überträgt diese Lösung gerade als eBilling-Variante auf die Anforderungen im deutschen Markt - unter Nutzung des Standards openTRANS von Fraunhofer/BME (www.opentrans.org).