E-Government: Kommunen haben großen Handlungsbedarf bei E-Rechnung

Dabei naht das Ende der Umsetzungsfrist: Ab dem 18. April 2020 sind bundesweit alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen vollständig digital zu empfangen und weiterzuverarbeiten.

Rund 43 Prozent der befragten Kommunen haben mit der Umsetzung begonnen und erwarten, sie bis zum Fristablauf abgeschlossen zu haben. Positiv ist, dass fast jede fünfte der befragten Kommunen (19 Prozent) heute schon in der Lage ist, Rechnungen elektronisch zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Allerdings drucken 68 Prozent der Empfänger digitaler Rechnungen diese nach Erhalt aus und bearbeiten sie manuell weiter. Ein ebenso hoher Anteil (68 Prozent) gibt die Daten aus einer elektronischen Rechnung manuell in das behördeneigene IT-System ein.

Die Befragten geben an, für die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden aufzuwenden. Werden Papierrechnungen in einen digitalen Workflow überführt, dauert die Bearbeitung nur knapp 13 Stunden. Wird der ganze Vorgang vollständig digital erledigt, reduziert sich der Zeitaufwand auf lediglich neun Stunden. Bei mehreren Tausend Eingangsrechnungen pro Jahr bietet die Digitalisierung des Gesamtprozesses durch die Zeiteinsparung ein enormes Potenzial. Die eingesetzten Ressourcen profitieren von Effizienzgewinnen, was letztendlich zu Kosteneinsparungen führt.

Zu den größten zu erwartenden Hürden bei der Einführung der E-Rechnung gehören laut Befragung die Anpassung der Prozessabläufe (70 Prozent), die Schaffung der Akzeptanz innerhalb der Organisation (69 Prozent) sowie die technische Umsetzung der bestehenden Abläufe und die Integration der E-Rechnung in die IT (jeweils 48 Prozent). Bei diesen Herausforderungen kann der Sparkassen-Rechnungs-Service (S-Rechnungs-Service) von GiroSolution, einem Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe, gute Unterstützung leisten.