Die besten Tipps, um Konzernmeetings zu überleben

Trotz digitaler und disruptiver Märkte und dem Siegeszug des Internet: Konzerne bleiben Konzerne. Und Konzernmeetings bleiben Konzernmeetings   . Sie basieren meist auf mehreren Hundert Seiten Papier, die in den Wochen vor der Sitzung zusammengetragen werden.

In einem Zeitalter schneller globaler Geschäfte mit kurzlebigen Chancen und der Notwendigkeit, Probleme sofort anzugehen, ist dieses Modell nicht mehr effizient. Wie viele kritische Entscheidungen werden beispielsweise aufgrund von fehlenden Daten auf die nächste Sitzung verschoben? Und wie viel Zeit wenden Vorstandsmitglieder auf, um diese kritischen Angelegenheiten zwischen den Sitzungen zu überdenken?

Es ist sowohl eine bessere Entscheidungsfindung während der Sitzungen als auch eine effizientere Interaktion und Involvierung in das Geschäft während des Jahres notwendig. Dazu wird eine bessere Informationsübertragung als der herkömmliche an den Vorstand gesendete Papierstapel benötigt. Alister Esam , Managing Director BoardPacks   , erläutert im Folgenden drei Schritte, mit denen Unternehmen die Interaktion während und zwischen Quartalssitzungen von Grund auf ändern können.

1. Nutzen Sie die Macht der Mobilität

Im Laufe des vergangenen Jahrzehnts wurde die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung durch unternehmensinterne Informationsdienste und den unbeschränkten Informationszugang über das Internet in allen Unternehmensaspekten erhöht. Von den Angestellten wird eine schnelle Reaktion auf neue Chancen, eine sofortige Bekanntgabe potentieller Probleme und insbesondere alles in ihrer Macht Stehende zur Erhöhung der Geschäftsagilität erwartet. Da jedoch geschätzte 75 Prozent der Unternehmensvorstände weiter auf Papierdokumenten basieren, befindet sich der Engpass der Entscheidungsfindung inzwischen offensichtlich ganz oben in der Hierarchie.

Meiner Erfahrung nach haben sicher 95 Prozent der Firmen, die sich auf das herkömmliche 250- bis 500-seitige Vorstandspapierpaket verlassen, bisher nicht einmal versucht, das Modell zu aktualisieren. Woran liegt das? Papier ist wenig effizient und unhandlich. Die Verwaltung von Papier nimmt außerdem viel Zeit in Anspruch. Wie viele Stunden wohl in Vorstandssitzungen damit verbracht werden, die vorliegenden Informationen zu verifizieren, statt sie zu besprechen und auf dieser Basis wichtige Strategieentscheidungen zu treffen? Wie viel Zeit wird außerdem im Sekretariat - durch die für so vieles verantwortlichen FirmensekretärInnen - für bloßes Ausdrucken, Kopieren und Zusammenstellen von Mappen vor jeder Sitzung verschwendet?

Die große Mehrheit der Vorstandsmitglieder nutzt inzwischen regelmäßig Mobilgeräte, um auf Reisen, von zu Hause aus und immer häufiger auch im Büro auf Firmendaten zuzugreifen. Erkennen Sie also als ersten Schritt in Richtung eines effizienteren Sitzungsmanagements die Macht der Mobilität.

2. Verbessern Sie die Darstellungsweise der Daten

Nutzen Sie passende Sitzungstools und bieten Sie so den Vorstandsmitgliedern jederzeit und auf sichere und effiziente Weise Zugriff auf die jeweils für sie relevanten Sitzungsunterlagen in strukturierter Form vom Tablet aus. Dank zahlreicher Optionen wie lokalen und Cloud-basierten Modellen kann das Sekretariat eine Version des Vorstandspakets bereithalten, und dies sicher und in Übereinstimmung mit den örtlichen Datenschutzgesetzen, auf das Vorstandsmitglieder von einem beliebigen Mobilgerät aus zugreifen können. So erzielen Organisationen im Einklang mit der Unternehmens-IT-Datenstrategie beträchtliche Vorteile.
Vorstandsmitglieder können auf diese Weise Informationen nicht nur jederzeit aufrufen, sondern die Informationen werden auch besser dargestellt und übermittelt. Unterlagen und Links können beispielsweise ganz einfach bestimmten Tagesordnungspunkten zugewiesen werden, sodass für die Vorstandsmitglieder interessante Punkte direkt zugänglich und leicht aufzufinden sind. Mit Hilfe einfacher Werkzeuge können Dokumente mit Anmerkungen verstehen werden und diese Anmerkungen können bei Bedarf vor der Sitzung den anderen Vorstandsmitgliedern übermittelt werden. Last but not least können Vorstandsmitglieder aktuelle und frühere Dokumente jederzeit einfach auffinden, selbst während der Sitzung, und so Besprechungen und den Entscheidungsfindungsprozess interaktiver gestalten.

3. Nutzen Sie die Auswirkungen eines umfassenden Echtzeitzugriffs auf die Entscheidungsfindung

Die Bereitstellung von Unterlagen mit einem Klick senkt nicht nur drastisch den Papierverbrauch sowie die Druck- und Zusammenstellungskosten, sondern schafft auch zeitlichen Handlungsspielraum für das Sekretariat, sodass die Sekretariatsangestellten deutlich wertvolleren und wichtigen Alltagsaktivitäten nachgehen können, die sonst durch die Quartalsvorstandssitzungen unterbrochen worden wären. Doch das ist nur der Anfang. Durch den Online-Informationsansatz ändert sich die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden - während, aber auch außerhalb von Sitzungen.

Der Vorstand kann so beispielsweise während der Sitzung integrierte, interaktive Risikobeurteilungs- und Governance-Werkzeuge zur Anzeige der Unternehmensrisiken auf oberster Ebene verwenden. Statt sich durch mehrere Hundert Seiten Papier wühlen zu müssen, können Vorstandsmitglieder auf einen Blick die aktuellen Risiken und die verwendeten Steuerungsmittel sehen und noch zu füllende Lücken erkennen. Mittels Echtzeitsuche können sie die benötigten Informationen sofort auffinden und verfügen über die für eine sofortige Entscheidungsfindung nötigen Einblicke. So können viele Angelegenheiten sofort geklärt werden und müssen nicht auf eine nächste Sitzung verschoben werden.

Abgesehen von der Effizienzsteigerung des Vorstands während der Sitzung durch den Echtzeitzugriff besteht die grundlegendste Änderung in der Interaktion zwischen Unternehmen und Vorstandsmitgliedern in der Zeit zwischen den einzelnen Sitzungen. Durch das Zusammenspiel aus Erinnerungsmeldungen mit aktualisierten Informationen zu wichtigen, während der Sitzung angesprochenen Themen sowie der Entscheidungsfindungsfunktionalität mit Diskussions- und Abstimmungswerkzeugen und den Erinnerungsmeldungen zu noch nicht geklärten Punkten können Vorstände auch außerhalb von Sitzungen Abstimmungen abhalten und fundierte Entscheidungen fällen, die nicht einfach von den dominanteren Mitgliedern beeinflusst werden können. So kommt es deutlich seltener zu Verzögerungen und während der Sitzung können sich die Teilnehmer auf strategiekritische Themen konzentrieren, statt sich mit unwesentlichen, jedoch dringenden Angelegenheiten beschäftigen zu müssen.