Studie: Was deutsche KMUs bei E-Procurement-Lösungen angehen müssen

Laut der EProcurement-Studie sind den Unternehmen bei dem Einsatz elektronischer Beschaffungslösungen Prozessstabilität, -transparenz und Compliance am wichtigsten. Aber auch Einspareffekten und der individuellen Anpassungen messen die deutschen Unternehmer eine hohe Bedeutung bei.

Die Ergebnisse des "Stimmungsbarometers Elektronische Beschaffung 2012":

• Einsparungen Prozesse:
  Im Mittel reduzieren die Unternehmen ihre Prozesskosten bei dezentralen Bestellprozessen etwa anhand von Katalogsystemen um 27,6 Prozent. Bei Ausschreibungsprozessen sind es 14,3 Prozent und bei Verhandlungsprozessen wie beispielsweise Auktionen 16,2 Prozent.
  
  
• Einsparungen Einstandspreise (Anschaffungskosten):
  Bei Katalogsystemen (C-Güter) sparen die Einkäufer insbesondere durch Reduktion unkoordinierter Bestellungen anderer Abteilungen am Einkauf vorbei, dem sogenannten Maverick Buying. Ebenfalls sparen die Einkäufer Kosten, indem sie ihr Sortiment bündeln beziehungsweise straffen. Durch diese beiden Punkte können sie durchschnittlich 9 Prozent Ersparnis verbuchen. A- und B-Gütern sparen Einkäufer vorwiegend durch Erweiterung des Anbieterkreises und intensivierten Wettbewerb durch Ausschreibungssysteme (8,7 Prozent), sowie durch Auktionssysteme (12,5 Prozent).
  
  
• Elektronische Kataloge:
  Elektronische Kataloge sich als einziges Tool auf breiter Basis durchgesetzt. Drei von vier Firmen setzen diese Lösungen ein. Bei große Unternehmen beträgt der Anteil der Unternehmen, welche elektronische Kataloge einsetzen sogar 90 Prozent. Vermutlich werden sich mittelfristig nur noch zehn bis 20 Prozent der KMUs dem Einsatz entsprechender Systeme verweigern.
  
  
• Elektronische Ausschreibungen:
  Elektronische Ausschreibungen verfügen über den zweitgrößten Durchdringungsgrad: 44,2 Prozent der Unternehmen führen Ausschreibungen durch. 17,2 Prozent planen die Einführung elektronischer Ausschreibungen. Langfristig erachtet jedes fünfte Unternehmen diese Lösungen als nicht relevant. Bei großen Unternehmen sind dies hier 13 Prozent, bei KMUs 28 Prozent.
  
  
• Elektronische Auktionen:
  Mit 24 Prozent haben elektronische Auktionen die geringste Nutzungsrate aller untersuchten Tools. Nur jedes zehnte KMU auktioniert elektronisch, über 60 Prozent sehen für sich langfristig keinen Einsatz. Immerhin fast 40 Prozent der größeren Unternehmen nutzen Auktionen. Keiner andere Lösung ist so stark von dem gegebenem Beschaffungsvolumen abhängig wie die elektronischen Auktionen.
  
  
• Lieferantenmanagement/E-SRM:
  Der Einsatz von Lieferantenmanagement/E-SRM erfolgt in enger Verbindung mit elektronischen Ausschreibungen. Die Nutzungsquote bei Lieferantenmanagement/E-SRM-LÖsungen (33,1 Prozent) scheint sich auf lange Sicht den Ausschreibungen anzugleichen. Jedes fünfte Unternehmen (sowohl bei KMU als auch bei großen Unternehmen) plant aktuell die Einführung von Lieferantenmanagement/E-SRM-Lösungen.
  
  
• Supply Chain Management/E-SCM:
  Beim internetbasierten Datenaustausch zwischen Einkäufern und Lieferanten besteht Nachholbedarf: 60 Prozent der Unternehmen sieht die Relevanz der Systeme, nutzt diese aber noch nicht, um Produktionspläne und den Unternehmensbedar besser aufeinander abzustimmen. Aktuell setzen 29,3 Prozent entsprechende Systeme ein und 10,3 Prozent planen die Einführung.
  
  
• Servicequalität:
  Die Benutzerfreundlichkeit des Services bewerteten die Befragten mit "zufrieden stellend". Dies bedeutet eine deutlich verschlechtert Einschätzung gegenüber den Vorjahren. Viele der Befragten wünschen eine verbesserte Handhabung der Systeme. Mit Abstand am häufigsten genannt wurde die durchgängige Einbindung in die EDV-Landschaft unter Reduktion der wahrnehmbaren Systemvielfalt. Probleme mit Schnittstellen, fehlende Standardisierung und Integration sind ebenso für die oftmals noch geringe Nutzungsintensität verantwortlich.
  
  
• Nutzungsintensität:
  Die überwiegende Mehrheit hat im Bezug auf die Nutzungsintensität oftmals deutlich weniger als die Hälfte des selbst geschätzten Potenzials erreicht. Und dies obwohl zuvor Steigerungen der Intensität prognostiziert wurden. Nach ersten Erfolgen immer weitere Materialgruppen oder Lieferanten - insbesondere global - einzubeziehen, ist oftmals eine große Herausforderung, die im Tagegeschäft gescheut wird oder nicht nebenbei realisiert werden kann.
  
  
• Kleine/mittlere Unternehmen:
  KMUs weisen bei allen untersuchten Lösungen die höchsten Quoten von Projekten im Planungsstadium auf. KMUs weisen zudem bei fast allen Systemen die höchste Quote derer auf, die grundsätzlich die Relevanz der Lösungen für das eigene Haus erkennen, die aber kurzfristig keine Umsetzungsmöglichkeiten sehen. Zur Amortisation der Lösungen wird ein "Grundumsatz" benötigt, den KMUs nicht immer vorweisen können.
  
  
• Cloud Procurement:
  Die Mehrheit der Befragten zeigt sich dem Cloud Procurement gegenüber skeptisch. Und dies vor allem auf Grund der Sicherheitsfragen bei geschäftskritischen Daten. Vielen fehlt es zudem an Hintergrundwissen: Sie sehen deswegen keine Vorteile des Cloud Procurements gegenüber bekannten Hosting-Konzepten. Das Ergebnis der Studie hierzu: Web 2.0-Technologienwie Wikis, Blogs oder Professional (Social) Networks sollten im Zusammenspiel mit "traditionellen" Beschaffungstools parallel verfolgt werden.

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und die Universität Würzburg erheben seit dem Jahr 2004 jährlich den 'Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung'.