Checkliste: 15 Faustregeln, wie sich Onlinehändler vor Zahlungsausfällen schützen

1. Stellen Sie korrekte Rechnungen

Bereits bei der Ausstellung von Rechnungen lauern verschiedene Fallstricke, die durch Sorgfalt und Kenntnis der einschlägigen Gesetze vermieden werden können. So sind beispielsweise die Angaben, die eine Rechnung zu enthalten hat, präzise geregelt. Achten Sie deshalb darauf, dass zwingende Inhalte wie das Entgelt, die Art der Leistung, auf diese Leistung zu entrichtende Steuern, Adressen und der Rechnungszeitpunkt aufgeführt sind. Nur dann sind Rechnungen gesetzeskonform und Sie auf der sicheren Seite.

2. Setzen Sie Zahlungsfristen

Der freundliche Hinweis, bis wann offene Beträge nach Eingang der Ware bzw. Erbringung der Leistung zu begleichen sind, schafft Klarheit für alle Beteiligten. Rechnungsdruckdatum, Versanddatum, Zustellungszeiten der Post und die Überweisungsdauer bei verschiedenen Bankengruppen sollten dabei mit einkalkuliert werden. Geben Sie deshalb am besten ein konkretes Datum für den Zahlungseingang an. Schuldner haben so ein fixes Orientierungsdatum, bis zu dem sie ihrer Zahlungsverpflichtung nachzukommen haben. Gläubigern wird die Buchhaltung, die Zahlungseingangskontrolle und ggf. das innerbetriebliche Mahnwesen erleichtert. Zudem besteht im Zweifel rechtliche Sicherheit was Fristen und Wartezeiten angeht. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht von einer Frist von 30 Tagen nach Rechnungsstellung aus.

3. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer Bonitäts- bzw. Kontoverbindungsprüfung

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Kunde über die nötigen Mittel verfügt, um die bestellten Waren auch zu bezahlen, kann sich eine Bonitätsabfrage lohnen. Dadurch erhalten Sie verlässliche Auskunft über die Liquidität Ihres (potenziellen) Kunden und können schon im Vorfeld einem möglichen Zahlungsausfall vorbeugen. Bestehen außerdem Zweifel, ob eine angegebene Kontoverbindung für die Abbuchung im Lastschriftverfahren auch tatsächlich existieren kann, ist es sinnvoll, diese Kontoverbindung zu prüfen. Entsprechende Auskünfte anzubieten gehört zum Dienstleistungsportfolio professioneller Inkassodienstleister.

4. Formulieren Sie freundliche, aber bestimmte Mahnschreiben

Ein gut formuliertes Mahnschreiben bildet die Basis Ihres Mahnwesens. Seien Sie so freundlich wie möglich aber auch so bestimmt wie nötig. Weisen Sie Ihren Kunden unbedingt auf das verstrichene Zahlungsziel hin. Wichtig ist auch, eine konkrete Frist zu setzen, bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Überhaupt sollten die Vokabeln "Zahlungseingang" oder "Zahlungsziel" unbedingt in Ihrem Mahnschreiben vorkommen, damit ganz klar ist, was Sie erwarten und Sie sich auch rechtlich absichern.

5. Suchen Sie zeitnah das Gespräch zum säumigen Zahler

Reden Sie mit Ihrem Kunden. Nur wenn Sie Probleme aktiv ansprechen, besteht die Chance, eine individuelle Lösung zu finden, wie etwa eine Ratenzahlung. Denn Ziel des Mahnwesens sollte immer sein, den Schuldner zum Ausgleich der offenen Forderung zu bewegen und ihn gleichzeitig als Kunden zu behalten. Und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie aufeinander zugehen und einen gemeinsamen Kompromiss finden. Moderne Inkassodienstleister bieten im sog. Mediativinkasso einen sinnvollen Rahmen für den Dialog zwischen den Parteien und treten als emotional unbeteiligte Vermittlungsinstanz auf.

6. Kündigen Sie weitere Schritte wie Inkasso oder die Mahnantragsstellung bei Gericht an

Weisen Sie im letzten Mahnschreiben, das Sie selbst an Ihren säumigen Kunden schicken, bereits darauf hin, dass Sie die offene Forderung bei Verfehlung des Zahlungsziels an ein Inkassounternehmen übergeben werden. Die Ankündigung erhöht den Druck auf Ihren Schuldner und kann ihn zur Zahlung bewegen.

7. Achten Sie auf ein korrektes internes und externes Mahnwesen

Gerade im innerbetrieblichen Mahnwesen ist die konkrete und korrekte Fristsetzung unerlässlich. Obgleich das Gros der offenen Forderungen bereits nach der ersten oder zweiten Mahnung, also im außergerichtlichen Mahnverfahren, beglichen wird, ist gesetzeskonformes Mahnen die Grundvoraussetzung für die weiteren Schritte im externen Mahnwesen wie die Beauftragung eines Inkassounternehmens und die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. In den gerichtlichen Mahninstanzen werden Mahn- und im Zweifel Vollstreckungsbescheide erwirkt. Letzterer wird nach Ablauf einer Widerspruchsfrist von 14 Tagen zum Titel. Damit ist Ihre Forderung tituliert, 30 Jahre lang gültig und so lange auch vollstreckbar.

8. Vergeben Sie das Mahnwesen an einen professionellen Inkassodienstleister

Durch die Vergabe Ihres Forderungsmanagements an einen externen Inkassodienstleister sparen Sie sich nicht nur Zeit und Personal, sondern auch viel Unmut. Seriöse Inkassounternehmen treten als Mediator zwischen den Parteien auf und verstehen sich als Vermittlungsinstanz. Je nach Dienstleistungsvertrag verabreden sie Ratenzahlungen oder schließen Vergleiche mit dem Schuldner. Zudem sorgt das sachliche Auftreten eines Dritten dafür, dass Ihre Geschäftsbeziehung nicht leidet. Letztlich versäumen Sie durch die Vergabe keine wichtigen Fristen, weil das gesamte Zeitmanagement im Mahnwesen in Händen Ihres Dienstleisters liegt.

Auch bei der Wahl des Dienstleisters gilt es, verschiedene Bestimmungen zu beachten. So sind beispielsweise Rechtsanwälte durch das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG)   an die Erhebung von Gebühren, auch im Nicht-Erfolgs-Fall, gebunden. Manche Inkassodienstleister rechnen gleichermaßen nach diesem Prinzip ab, was Sie im Zweifelsfall neben dem Schaden durch Zahlungsausfall an sich auch noch Gebühren kosten kann. Andere Inkassodienstleister verzichten darauf, Honorare oder Beiträge von ihren Mandanten zu kassieren, sondern faktorisieren ihren Service ausschließlich an den Schuldner und rechnen keine Negativpauschalen ab. Die Übergabe von Inkassofällen lässt sich zudem bequem online erledigen, was wiederum Zeit spart.

9. Achten Sie auf Qualität bei der Wahl Ihres Inkassodienstleisters

Ein grundlegender Indikator für die Qualität eines Inkassodienstleisters ist dessen Mitgliedschaft in einem der beiden großen bundesdeutschen Verbände für die Branche: der Bundesverband deutscher Inkassounternehmen (BDIU)   oder der Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement (BFIF)   . Um in einen Dachverband aufgenommen zu werden, müssen Inkassodienstleister bestimmte Kriterien erfüllen. In den Verbänden organisierte Inkassodienstleister legen größten Wert auf absolute Seriosität, ein transparentes Kostenmodell und die moralische Verpflichtung zu aufrichtigem Arbeiten. Ist Ihr Inkassodienstleister also Mitglied in BDIU oder BFI&F, können Sie davon ausgehen, dass diese Anforderungen gegeben sind. Fragen Sie Ihren Forderungsmanagementpartner einfach, er wird Ihnen sicher gerne Auskunft erteilen.

10. Arbeiten Sie an der Partnerschaft zu Ihrem Inkassodienstleister aktiv mit

Je mehr Informationen zum Schuldner aber auch zu Ihren eigenen Erwartungen Sie liefern, desto erfolgreicher ist die Partnerschaft. Machen Sie sich daher schon im Vorfeld der Fallübergabe Gedanken, was Ihnen neben der Forderungsrealisierung wichtig ist und wie sich das erreichen lässt. Können Sie sich beispielsweise mit einer Ratenzahlung anfreunden oder kommt auch ein Teilzahlungsvergleich für Sie in Frage? Je konkreter die Vorgaben an Ihren Dienstleisters sind, desto besser kann er für Sie arbeiten.

11. Nutzen Sie technische Lösungen zur Fallübergabe

Moderne Inkassobüros bieten eine ganze Reihe unterschiedlicher technischer Lösungen für eine effektive Fallübergabe an. Die Möglichkeiten reichen dabei von der manuellen Eingabe jedes einzelnen Falles über den Export maschinenlesbarer Datenformate bis hin zur vollautomatisierten Schnittstellenanbindung bestehender ERP-Systeme. Darüber hinaus bieten verschiedene Inkassodienstleister auch mobile App-Lösungen an, mit denen Forderungsfälle immer und von überall aus übergeben werden können. Orientieren Sie sich bei der Wahl der Übergabevariante immer an Ihren eigenen Bedürfnissen. Welche Lösung für Ihren Betrieb sinnvoll ist, hängt von dessen Größe aber vor allem von der Anzahl der Forderungsfälle ab. Professionelle Inkassodienstleister beraten Sie gern bei der Entscheidungsfindung.

12. Automatisieren Sie Ihr betriebliches Mahnwesen weitestgehend

Fortschrittliche ERP Systeme helfen Ihnen bei der Organisation aller Betriebsanläufe. Neben Produktivprozessen wie Inventur und Lagerungsmanagement bieten sie auch innovative Lösungen für administrative Vorgänge. Davon profitiert auch Ihre Debitorenbuchhaltung, weil Sie immer den Überblick über offene Forderungen behalten. Über die Individualisierung lassen sich angepasste Mahnintervalle etablieren. So läuft das Mahnwesen vollautomatisch, schnell und einheitlich.

13. Nutzen Sie Schnittstellentechnologien in ERP Systemen

Moderne Inkassodienstleister bieten vorbereitete Schnittstellen zu verschiedenen ERP Systemen an. Werden solche Schnittstellen einmal anprogrammiert, sind das hauseigene ERP System und das System des Inkassodienstleisters miteinander verbunden. Dadurch lässt sich das gesamte Forderungsmanagement vollautomatisch an den Inkassodienstleister übergeben. Das komplette betriebliche Mahnwesen, die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bis hin zur Erwirkung eines Titels und dessen Langzeitbetreuung funktionieren so automatisch. Sämtliche Schritte laufen dann über Ihren Dienstleister, was Ihre eigenen Kapazitäten schont.

14. Legen Sie Wert auf gelebte Werte Ihres Inkassodienstleisters

Ein seriöser Inkassodienstleister hat nichts zu verbergen. Achten Sie daher darauf, dass Sie immer und absolut transparent über Bearbeitungsfortschritte in Ihrer Angelegenheit informiert sind. Dies lässt sich telefonisch erfragen. Parallel verfügen aber auch die Mandantenportale vieler Inkassodienstleister über eine integrierte Fortschrittsrückmeldung. Bei einer Anbindung an ein ERP-System gibt es einen automatischen Informationsrücklauf. Im Bereich der mobilen Fallübergabe via App ist aktuell die Lösung der Deggendorfer PNO inkasso AG die Einzige in Deutschland, die Livedaten der gesamten Aktenhistorie mit allen Details zur Forderungssache in der Applikation anzeigt.

15. Vertrauen Sie auch auf Ihr Bauchgefühl

Beim Umgang mit Kunden aber auch Dienstleistern gilt trotz aller Technisierung: Vertrauen Sie auf Ihr eigenes Gespür. Fühlt sich die Partnerschaft mit dem einen oder anderen Inkassodienstleister für Sie nicht richtig an, nehmen Sie Abstand davon. Bleiben Sie aber immer unvoreingenommen und flexibel, dann steht der erfolgreichen Realisierung Ihrer offenen Forderung mit kompetenten und erfolgsorientierten Partnern nichts im Wege!