Gute Arbeitsumgebung kein Garant für produktives Arbeiten

Wie eine aktuelle Studie von Jabra und Lindberg International   unter 2.449 Teilnehmern aus zehn Ländern nun aufzeigt, ist die Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung kein Garant für produktives Arbeiten: Vielmehr kämpfen Knowledge Worker täglich mit vielfältigen Ablenkungen, verbringen zu viel Zeit in unproduktiven Meetings und quälen sich mit ineffizienter Technik, die ursprünglich für effizienteres Arbeiten entwickelt wurde. So geben 36 Prozent der Befragten an, Büromeetings mindere ihre Produktivität und 46 Prozent bewerten den Lärmpegel im Büro als größte Ablenkung. Und auch wenn sich 28 Prozent von zu vielen E-Mails gestört fühlen, würden 78 Prozent eher eine E-Mail schicken um ein Problem zu lösen, als zu telefonieren.

Die Studie zeigt auch, dass ein Großteil der Mitarbeiter die Produktivität von gemeinschaftlichen Arbeitsräumen in Frage stellt: Obgleich diese von Unternehmen geschaffen wurden, um die Effizienz zu steigern und 34 Prozent der Befragten in Großraumbüros arbeiten, bewerten 35 Prozent diese Arbeitsform als die am wenigsten produktivste Umgebung.

Ineffiziente Meetings

Die Studie deckt auch die Schwierigkeiten von Knowledge Workern auf, ihre Zeit effektiv zur Zusammenarbeit zu nutzen. Über die Hälfte der Befragten (51%) stimmt der Aussage zu, Meetings ohne definierte Vorgaben oder klare Agenda seien verschwendete Zeit. 31 Prozent führen mangelnde Entscheidungsfindung an, weitere 31 Prozent bemängeln die fehlende Nach- und 26 Prozent die Vorbereitung und wiederum 25 Prozent stören zu spät kommende Kollegen.

Auch die am Schreibtisch verbrachte Zeit ist entscheidend für leistungsfähiges Arbeiten: Mit mehr als 66 Prozent verbringen Mitarbeiter den Großteil ihrer Arbeitszeit am Arbeitsplatz und damit sechs Mal mehr als in Meetings. Damit ist der Schreibtisch der Platz, an dem Knowledge Worker ihre Produktivität steigern können - oder aber unproduktiv werden. Wie die Studie belegt, sehen sich Mitarbeiter täglich mit bis zu 17 unterschiedlichen Ablenkungen konfrontiert, von denen viele von Kollegen verursacht werden. Mit 46 Prozent sind Störungen durch Lärm die häufigsten, gefolgt von Arbeitsunterbrechungen durch Kollegen mit 43 Prozent und zu viele E-Mails mit 28 Prozent. Zugleich können sich auch Umweltfaktoren wie Temperatur, Luftqualität oder Privatsphäre auf die Produktivität auswirken. Das Überdenken des Schreibtisches als Bereich für konzentriertes Arbeiten könnte die Mehrheit der negativen Faktoren und Ablenkungen beseitigen und so produktives Arbeiten ermöglichen.

Um Meetings zu vereinfachen, kommen häufig Arbeitsmittel wie Smartboards, Freisprechlösungen, Projektmanagement- bzw. Mind-Mapping- und Brainstorming-Software zum Einsatz. Die Implementierung dieser Tools erweist sich jedoch häufig als kontraproduktiv für die Produktivität: So ist es oft zeitaufwändig, Telefonkonferenzen aufzusetzen. Die dabei benötigte Zeit und Investition ist enorm: 25 Prozent der Meetings verzögern sich aufgrund technischer Probleme und/oder Nutzerfehler. Dadurch gehen im Schnitt 2,7 Minuten von jedem Meeting verloren. Je nach Anzahl der Anwesenden können die Kosten für das Unternehmen ausufern. Während 71 Prozent der Meetings an einem Ort stattfinden, nehmen 29 Prozent der Mitarbeiter von verschiedenen Standorten teil. Technologien zur Zusammenarbeit sind daher entscheidend. Allerdings: Fünf von zehn Knowledge Workern sind frustriert, weil sich Technologien nicht intuitiv bedienen lassen.

Bei Telefonkonferenzen zählt mangelnde Audioqualität zum störendsten Aspekt effektiver Zusammenarbeit. Am Beispiel von Meetings und Telefonkonferenzen zeigt sich das Produktivitäts-Paradoxon deutlich: Trotz auftretender Probleme möchte die Mehrheit der Knowledge Worker an Meetings teilnehmen, weil sie diese als Produktivitätsgewinn für das Unternehmen betrachten, selbst wenn 36 Prozent angeben, Meetings verringerten ihre eigene Produktivität.