Digitaler Arbeitsplatz: Homeoffice oft besser ausgestattet als deutsche Büros

Für Mitarbeiter mit Bürotätigkeit sind eine schnelle Internetverbindung und eine gute technische Ausstattung die zwei wichtigsten Elemente, um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen - weit vor weichen Faktoren wie dem Austausch mit Kollegen oder einer guten Verpflegung.

Ein Standardbüroarbeitsplatz besteht aus einem Festnetztelefon (83 Prozent), Schreibmaterial und Bürozubehör (73 Prozent), einem stationären Computer (68 Prozent) und verfügt meist über eine Internetverbindung per LAN (51 Prozent). Ein Faxgerät (49 Prozent) gibt es noch sehr viel häufiger als etwa Laptops (37 Prozent), Smartphones (29 Prozent), Tablets (14 Prozent) oder Equipment für Videokonferenzen (19 Prozent). Um rundum digital und ortsflexibel zu arbeiten, sind demnach erst wenige Arbeitsplätze ausgestattet.

Knapp die Hälfte aller Büroangestellten arbeitet gelegentlich zuhause oder mobil. Teilweise haben Mitarbeiter im Homeoffice gar die besseren Bedingungen für digitales Arbeiten: Hier gehören Laptop (69 Prozent), Smartphone (66 Prozent) und WLAN (66 Prozent) zur Grundausrüstung. Auch Tablet (33 Prozent), Zugang zu Cloud-Speicher (31 Prozent) und Headset sowie Webcam für Videotelefonie (40 Prozent) sind eher zu finden als an einem Büroarbeitsplatz.

Kaum eine Bürotätigkeit wird schon vollständig digital ausgeführt. Zeiterfassung (59 Prozent), Kalenderführung (49 Prozent), Protokolle (48 Prozent) und Schriftverkehr (36 Prozent) werden am ehesten rein digital erledigt. Meetings und Teambesprechungen (19 Prozent) gehören neben Unterschriften (9 Prozent) zu den nachvollziehbar am wenigsten digitalisierten Prozessen. Doch selbst die Dokumentenablage (28 Prozent) und Terminabstimmung (34 Prozent) erfolgt nur beim geringeren Teil der Büroangestellten rein digital.

Zu den mühseligsten Bürotätigkeiten gehören für Mitarbeiter die Terminfindung bei großen Gruppen (25 Prozent), Suche nach älteren Dateien (21 Prozent), E-Mail-Bearbeitung (19 Prozent), Meetings (18 Prozent) und Dokumentenablage (14 Prozent). Dabei könnte die Digitalisierung gerade dieser Prozesse dazu beitragen, die ungeliebten Tätigkeiten zu beschleunigen. Cloud-Dienste vereinfachen und automatisieren Dokumentenmanagement, Kalendersynchronisation und E-Mail-Bearbeitung. Wenn beispielsweise mehrere Kollegen ein Dokument bearbeiten, werden in den meisten Fällen zwischen zehn und 50 E-Mails zur Abstimmung verschickt. Kollaboratives Arbeiten an Dateien in der Cloud kann die E-Mail-Flut eindämmen und Abstimmungsprozesse verschlanken.

Je mehr Prozesse digitalisiert werden, desto wichtiger wird es, digitale Geräte und Dokumente zu schützen. Doch auch hier besteht noch erheblicher Nachholbedarf auf dem Weg zum digitalen Deutschland. Immerhin 70 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Arbeitsplatz im Büro mit aktuellem Antivirenprogramm und ihr Postfach mit Spam-Filter geschützt sind. Das bedeutet aber auch, dass noch 30 Prozent keine entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Übrigens liegt auch bei der Sicherheitsausstattung das Homeoffice mit einem Schutzniveau von 75 Prozent leicht vor den Büroarbeitsplätzen. Außerdem werden nur 56 Prozent der Arbeitsdaten - egal ob Büro- oder Heimarbeitsplatz - mit einem Backup gesichert.

Fatal sind die Sicherheitsvorkehrungen beim Arbeiten unterwegs: 64 Prozent haben keinen Passwortschutz für ihre mobil genutzten Geräte. Mobile Endgeräte sind in 71 Prozent der Fälle nicht mit Antivirensoftware ausgestattet. Nur eine Minderheit vermeidet riskantes Verhalten, indem sie den persönlichen Hotspot und die Bluetooth-Verbindung ausschaltet, wenn diese nicht benötigt werden, und das automatische Wiederverbinden mit öffentlichen WLANs deaktiviert. Drei Viertel der Befragten gehen demnach sehr unbedarft mit den dienstlich genutzten mobilen Endgeräten um.