Trends 2020: Worauf es bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen ankommt

Laut Bitkom   planen immer mehr Unternehmen Investitionen in Enterprise Content Management Software - besonders in Bezug auf Erweiterungen und Ersatzlösungen. Bei großen Unternehmen planen 17 Prozent in nächster Zeit ihre bestehende Technologie durch eine neue Lösung zu ersetzen. Im Mittelstand besteht hingegen Nachholbedarf: Bei 23 Prozent der kleineren mittelständischen Unternehmen steht laut Bitkom die Anschaffung der ersten ECM-Lösung noch auf der Agenda.

Der Schweizer Dienstleister Kendox   hat vier Trends zusammengefasst, die ECM und DMS im kommenden Jahr beeinflussen werden und die Unternehmen bei der Anschaffung einer Lösung im Auge behalten sollten.

Vernetzung von verteilten Cloud-Lösungen

Der Siegeszug von Cloud-Lösungen in fast alle Geschäftsbereiche ermöglicht neue Strukturen für Anwendungen und Geschäftsprozesse. Statt sich für einen Anbieter oder eine fixe Infrastruktur entscheiden zu müssen, setzen viele Unternehmen auf eine individuelle Auswahl von "Best of Breed Services" (also die jeweils besten Lösungen für jeden individuellen Anwendungsbereich), die auf verschiedene Cloud-Infrastrukturen verteilt sind. Dazu gehören beispielsweise Amazon Web Services (AWS), IBM, Microsoft und Google aber auch lokale Rechenzentren. Dies hat jedoch häufig den Nachteil, dass Informationen und Dokumente in unterschiedlichen Silos vorgehalten wurden. In Zukunft wird es immer mehr darauf ankommen, Best of Breed Services nahtlos und transparent zu verbinden und in durchgängige Prozesse zu integrieren. Bei der Wahl einer Lösung, sollten Unternehmen daher darauf achten, dass diese offen und flexibel gestaltet ist und Schnittstellen für die Integration mit wichtigen Geschäftssystemen bietet, damit sich nahtlose Geschäftsprozesse aufsetzen lassen.

Hyperautomation und Low Code Software

Automatisierung war bereits 2019 ein Trendthema. Hauptaugenmerk bei vielen Unternehmen sind dabei die Entlastung von Fachabteilungen bei Routineaufgaben, Kosteneinsparungen und eine Prozessbeschleunigung. Viele Unternehmen automatisieren zunächst besonders zeitaufwändige Einzelprozesse, etwa den Rechnungseingangsprozess. Künftig werden auch angrenzende Prozesse in den automatisierten Vorgang einbezogen. Zunehmend intelligente Systeme, sowie Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz, ebnen den Weg für eine End-to-End Digitalisierung ganzer Prozessketten. Mit dem "Purchase-to-Pay" Prozess, also allen Prozessschritten von der Beschaffung bis zur Bezahlung, betrifft das beispielsweise die Einkaufsabteilung. Ein weiteres Beispiel ist die Personalverwaltung, bei der der gesamte Entwicklungszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen in einer digitalen Personalakte abgebildet werden kann.

Zwei Kriterien sind dabei wichtig: Zum einen erfordert dies offene Systeme, die Prozessintegrationen auch über die Grenzen einer Cloud ermöglichen - also sowohl die "Cloud-to-Cloud"-Integration als auch die "Cloud-to-OnPremises"-Integration. Zum anderen geht der Trend in Richtung neue, interaktionsfähige Software-Systeme, mit denen Unternehmen die Arbeitsflüsse ohne ständigen externen Support durch einfache Konfiguration selbst gestalten und ausführen können - Stichwort: Low Code.

API Readiness und "Headless Systems"Offene Systeme sind die Voraussetzung für die bessere Vernetzung, Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen - man spricht hier von "API-Readiness". Schnittstellen sollten also möglichst offen sein ohne dabei die Sicherheit zu gefährden. Auch eine Standardisierung der Integrationsschnittstellen (APIs) ist dabei ein wichtiges Kriterium. Im Zuge der stärkeren Integration von Systemen ist eine weitere wichtige Entwicklung, dass nicht jede Lösung unbedingt ein eigenes, separates User Interface benötigt - Stichwort: "Headless Systems".

Betrachtet man dabei das Beispiel eines DMS, dann ist dessen Benutzeroberfläche (das Frontend) von den nachgelagerten Dokumenten- und Informationsprozessen im Backend völlig losgelöst. Es kann also entweder ein klassisches DMS-Frontend verwendet werden, genauso gut aber auch das Frontend einer ERP-Anwendung. Das Backend der DMS-Lösung kommuniziert ausschließlich über eine standardisierte API. Alle Daten, Dokumente und Informationen werden über diese Schnittstelle ausgetauscht.

Ziel dieser Systemarchitektur ist es, die Daten und Dokumente sowie die dahinterliegende Logik der Informationsprozesse (zum Beispiel Zugriffsberechtigungen, Verknüpfungen zwischen Informationen, Lebenszyklusverwaltung, etc.) in unterschiedlichem Kontext und Prozessen zur Verfügung zu stellen. Der Anwender nutzt also seine meistverwendete Lösungsoberfläche und hat trotzdem Zugriff auf die Informationen aus weiteren wichtigen Geschäftsanwendungen, wo er entsprechende Prozesse anstoßen kann. Besonders wichtig ist dies für die zunehmend mobile Anwendung sowie für ein stärker kollaboratives Arbeiten.

Verschmelzung von Collaboration und DMS/ECM

Die Hauptaufgabe von Collaboration Tools ist die Unterstützung der digitalen Zusammenarbeit von zeitlich oder räumlich getrennten Teams und Gruppen. Sie sollen für mehr Flexibilität sowie Geschwindigkeit der Kommunikation sorgen und eine unkomplizierte gemeinsame ad-hoc-Arbeit an Dokumenten ermöglichen. DMS- und ECM-Systeme sind dagegen vor allem auf die langfristige Verwaltung und Vorhaltung von Inhalten ausgerichtet. Dabei ist auch die Umsetzung von Compliance-Vorgaben, die Rechtskonformität, das Einhalten von Aufbewahrungsfristen und der Schutz vor Manipulation der Daten ein wichtiger Punkt.

Viele Unternehmen haben für beide Anwendungsbereiche Best of Breed Lösungen im Einsatz. Allerdings spielen auch die üblicherweise in ECM/DMS-Systemen vorgehaltenen regulierten Informationen eine zunehmend wichtige Rolle in ad-hoc-Prozessen und in der direkten Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. Entsprechend erwarten die Anwender heute auch, dass Chat-Verläufe, das Teilen eines Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie auch dabei Zugriff auf die tendenziell eher statischen Informationen haben, die in ECM/DMS-Lösungen vorgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Referenz-Dokumente früherer Vorgänge, verbindliche (regulierte) Checklisten oder archivierte, buchhalterische Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, etc. Wer also in Zukunft die zunehmend kollaborativen Arbeitsprozesse nicht aufhalten und komplizieren möchte, sollte sich mit einer Integration der genannten Systeme beschäftigen.