Excellence in Direct Creativity – Ideen bleiben der Schlüssel zum Erfolg!
Jetzt zum Vortrag anmelden
Lernen Sie die besten Dialogkampagnen 2024 kennen und warum sie besonders erfolgreich waren und erfahren Sie, was die Schlüssel für erfolgreiches Direkt Marketing im Jahr 2025 sind.
Jetzt zum Vortrag anmelden
Jetzt zum Vortrag anmelden
Die Kunst des modernen Storytellings.
Jetzt zum Vortrag anmelden
Der Vortrag zeigt, wie Sie mit Big Data und KI Ihre Zielgruppen perfekt ansprechen können.
Jetzt zum Vortrag anmelden
Jetzt zum Vortrag anmelden
Zehn Regeln zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen
von Joachim Graf
22.12.2015 Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. Weil immer mehr betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen heute per E-Mail abgewickelt werden, müssen die 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 
' beachtet werden. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post:
Bild: IQdoc
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
- E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
- Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
- E-Mail als Transportmittel muss nicht archiviert werden
Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
- E-Mails sind zu indexieren
Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
- E-Mails sind unverändert zu archivieren
Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
- Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in ein anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
- Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
- E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
- Rechnungen als E-Mails sind zulässig
Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
zusammengestellt.
Neuer Kommentar
Kommentare:
Schreiben Sie Ihre Meinung, Erfahrungen, Anregungen mit oder zu diesem Thema. Ihr Beitrag erscheint an dieser Stelle.
Chart-Archiv Marktzahlen zu diesem Beitrag
Verwandte Beiträge zu diesem Beitrag
alle Veranstaltungen Webcasts zu diesem Thema:
Dienstleister-Verzeichnis Agenturen/Dienstleister zu diesem Thema:
