Elf Schritte zur erfolgreichen digitalen Transformation im Mittelstand

Für eine erfolgreiche und schnelle Transformation ins Digitale empfiehlt IT-Consultant Consol    eine iterative Vorgehensweise - was aus einer "Transformation" einen agilen, ununterbrochenen und dauerhaften Prozess macht, wie iBusiness bereits öfter analysiert hat.

1. Ermittlung des Optimierungsbedarfs

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Probleme zu lösen oder vorhandene Potenziale auszuschöpfen. Ein Brainstorming quer durch die Firma ist ein guter Ansatz, um völlig losgelöst von der Machbarkeit zunächst Ideen zu sammeln. Aktuell fokussieren Unternehmen viel zu selten auf den eigenen Optimierungsbedarf, stattdessen lassen sie sich von vagen Versprechen von Herstellern und Beratern leiten.

2. Durchführung einer Inventur

Die Digitalisierung bedeutet nicht, alles neu aufzusetzen. Sie bedeutet gerade auch, alles gut zu vernetzen, was schon digital vorhanden ist. Zunächst sind also die digitalen Lösungen zu ermitteln, die im Unternehmen vorhanden sind und verwendet werden. Das heißt, die Hauptaufgabe besteht darin, die vorhandenen digitalen Inseln zu vernetzen und ihre gemeinsame Leistungsfähigkeit zu nutzen. Folglich ist auch der Einsatz völlig neuer Hilfsmittel nicht der erste Schritt, sondern eine Maßnahme, um Lücken zu füllen oder nicht-adäquate Technik zu ersetzen.

3. Einbindung der Mitarbeiter

Was hilft die beste Technik, wenn deren Nutzung im Unternehmen abgelehnt wird? Für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten spielt die Technik deshalb nur eine untergeordnete Rolle, zu 95% entscheidet darüber der Mensch. Folglich müssen alle betroffenen Mitarbeiter informiert und eingebunden werden. Sie können dann auch als Multiplikatoren fungieren.

4. Priorisierung

Zunächst sollten die am leichtesten zu erreichenden Ziele ermittelt werden. Wenn ein Teilprojekt erfolgreich umgesetzt wurde, ist meist der Wille am stärksten, auch die komplexeren Themen anzugehen. Nichts ist motivierender als ein Erfolg, um auch eventuell bestehende interne Widerstände im Unternehmen zu reduzieren.

5. Schrittweises Vorgehen

Ein schrittweiser Ansatz ist immer besser als ein "Big Bang". Wenn ein erster Schritt definiert und erfolgreich umgesetzt ist, kann das nächste Ziel aufgegriffen werden. Dabei darf nicht außer Acht gelassen werden, dass die einzelnen Projekte keine Silos werden dürfen, sondern später eine Rolle im großen Konzert der Digitalisierung spielen müssen. Das heißt, ein Unternehmen muss sich immer über die möglichen nächsten Schritte Gedanken machen, um Projekteinzelergebnisse miteinander verknüpfen zu können.

6. Nutzung von Standards

Verbreitet ist die Einschätzung, dass Standards langweilig sind, individuelle Projekte mit den besten und neuesten Technologien hingegen spannend. Dies führt allerdings oft dazu, dass kein problemloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Projektlösungen gewährleistet ist. Deshalb sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass Standards genutzt werden - sowohl hinsichtlich der Schnittstellen als auch der methodischen Verfahren.

7. Nutzung von Partner-Know-how

Bei Digitalisierungsprojekten sollten Unternehmen auch die Unterstützung externer Partner einholen. Dafür sprechen zwei Gründe: Zum einen ist die Zeit bis zum ersten Erfolg viel kürzer, wenn Experten mit ins Boot geholt werden, und zum anderen erhält man mit der externen Perspektive zusätzlichen Input. Wichtig dabei ist, dass der Begriff Partner in diesem Zusammenhang "Digitalisierungsexperte" bedeutet und nicht Technologielieferant.

8. Zielgerichtetes Vorgehen

Prinzipiell besteht die Gefahr, dass sich Projekte zu "wilden Experimentierfeldern" entwickeln, wenn kontinuierlich neue Ideen und Änderungen einfließen. Es ist zwar richtig, in einem ersten Schritt Ideen zu sammeln, aber die Umsetzung sollte dann gesondert und zielgerichtet erfolgen, das heißt, ein Unternehmen sollte sich auf das jeweils Mach- und Messbare konzentrieren.

9. Modulare Ideenumsetzung

Es empfiehlt sich, Ideen modular umzusetzen, um sie dann rollend verändern oder aktualisieren zu können - mit einem Monolithen ist dies nicht so leicht möglich. Microservices und Container sind heute dafür die Begriffe, Modularität ist der Begriff, der die Zeiten überdauert. Wie bei allen Produkten ist es auch bei Softwarelösungen sinnvoll, wiederverwertbare und einzeln austauschbare Komponenten zu verwenden, um eine einfache Wartung und kontinuierliche Verbesserungsfähigkeit für die Zukunft sicherzustellen.

10. Kontinuierliche Veränderung

Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Veränderungen von außen und Erkenntnisse von innen bergen neue Potenziale. Gemäß den DevOps-Prinzipien sollte ein Unternehmen regelmäßige Feedback-Treffen aller Beteiligten durchführen und bereit sein, das neu Realisierte zu verändern, falls es erforderlich ist. Ein kontinuierlicher Lernprozess bedeutet auch permanentes Hinterfragen und Anpassen von Gewohntem oder Bewährtem.

11. Auf dem Weg in die Digitale Fitness machen

Acquia    wiederum nennt fünf Faktoren für die 'digitale Fitness', wenn es um kontinuierliche Veränderung nach der initialen Digitalen Transformation angeht:

Schritt 1: Eine klare Strategie entwickeln.

Unternehmen sollten über eine Strategie zur Verbesserung der Customer Experience verfügen, die vom gesamten Unternehmen umgesetzt wird - angefangen von der Geschäftsleitung über den Vertrieb und das Marketing bis zur IT-Abteilung. Dazu muss das Unternehmen die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden kennen und mit diesem Wissen seine Geschäftsprozesse anpassen, um eine optimale Customer Experience auf allen Kanälen bieten zu können. Bei dieser neuen, dynamisch anpassbaren, rein kundenfokussierten Strategie werden viele der bisherigen traditionellen Strategieelemente keinen Platz mehr haben. Eine entscheidende Unterstützung dabei bietet eine in der Cloud laufende, skalierbare und auf Open-Source-Software basierende Plattform für die Digitale Transformation, denn damit können Unternehmen schneller agieren und Ideen umsetzen.

Schritt 2: Die richtigen Mitarbeiter finden und fördern

Denken die Mitarbeiter bereits Digital First? Verfügen sie über die Kenntnisse und Erfahrungen, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen? In vielen Fällen ist es notwendig, die Digitalisierungs-Bootcamps und Fortbildungsmaßnahmen deutlich auszubauen. Auch der Recruiting-Prozess muss sich ändern, denn bislang werden zu wenige digitale Talente eingestellt. Um die digitale Fitness und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sollte in die Bereiche Big Data, Analytics, Content Marketing und Personalisierung der Produkte und Services investiert werden.

Schritt 3: Die Innovationskraft stärken, Innovationsmanagement verbessern

Ebenso wie beim Sport zählt auch bei der Umsetzung der Digitalen Transformation die mentale Einstellung, um Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch die gemeinsame Arbeit unterschiedlicher Teams, um neue Produkte und Services schneller auf den Markt zu bringen. Bei der Stärkung der Innovationsfähigkeit und der Verbesserung des Innovationsmanagements kommt es zusätzlich zu einem kontinuierlichen Lernen und einem ständigen Testen neuer Ideen auf Schnelligkeit und Agilität. Wichtig dabei ist, kontinuierlich das Feedback von Kunden zu erfassen und zügig in weiterzuentwickelnde oder kurzfristig umzusetzende neue Produkte und Services einfließen zu lassen. Unternehmen müssen heute Innovationen deutlich schneller vorantreiben und in Produkten und Services umsetzen als noch vor wenigen Jahren.

Schritt 4: Die Bereitschaft zur permanenten Veränderung fördern

Zur digitalen Fitness gehört auch, frühzeitig zu erkennen, wann es Zeit ist, bisherige Geschäftspraktiken durch neue zu ersetzen. Dies ist ein integraler Bestandteil einer kundenfokussierten Strategie. Im Handel kommen die Kunden seltener in die Filialen. Sie informieren sich online, kaufen dort oder lassen sich die Waren ins Geschäft liefern und nutzen dort elektronische Kioske. Der Handel muss sich daher mit Multichannel Experiences, Digital Marketing, der personalisierten Auslieferung von Informationen und vielen anderen Möglichkeiten an allen Kundenkontaktpunkten befassen. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, wie sie mit neuen Technologien, Produkten und Services den Nutzen für Kunden optimieren können.

Schritt 5: Die technologischen Voraussetzungen überprüfen

Um digital fit zu bleiben, ist auch eine Bestandsaufnahme der technologischen Ausstattung sowie in vielen Fällen eine grundlegende Modernisierung und die Einführung einer digitalen Infrastrukturplattform erforderlich, die neueste IT-Ansätze verwendet. Dazu zählen etwa auf Open-Source-Technologien basierende Digital-Experience-Plattformen, die Content, Commerce und User-Communities integrieren. Dazu kommen Tools, mit denen Unternehmen Daten aus den vorhandenen ERP-, CRM-, E-Mail- und Social-Media-Systemen in einem ganzheitlichen Kundenprofil zusammenführen und sie anschließend geräteunabhängig, personalisiert und kontextbasiert ausliefern. Kunden erwarten heute individuelle Angebote - egal, zu welchem Zeitpunkt und über welchen Kanal.